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2017-04-12

利用Google Docs, Keep, Sheets, Calendar進行強大的專案管理

今天要來跟大家分享,如何用免費好用又超值的Google Apps來幫助你完成工作與專案、任務管理。有時候好用的工具就在那,你卻不懂得怎麼好好的使用它。如果你常常覺得工作時缺乏好用的管理工具,那麼你一定要看看這些小技巧!

首先,來看看Google Doc可以怎麼讓會議記錄、議程,變得更專業呢?
Google App Show告訴我們,可以將所有行事曆上的事件放進會議記錄的Google Docs。該會議共享的檔案連結也不要忘記。
這裡示範的是一個定期召開的會議。

有條理的將所有行事曆事件、相關文件連結都放在會議記錄的開頭。

會議結束後,都會有很多行動方案與待辦事項。你可以將未完成的事項用亮橘色標記,完成了則是用綠色字標記。大家對於所有細節便有所同步,你也可以感受到會議結束後,所有工作都持續在推進。

但如果你的同事裝傻,每次都忘記待辦事項怎麼辦?
很簡單,你可以將該事項選取起來,到工具列的「插入(Insert)」選單,點選「評論(comment)」,再將同事的email使用加號(+)標記起來,該同事便會收到一封email,知道你通知他這個事項需要被處理。


就像貼一張便條一樣簡單,所有同事還會看到誰最近在負責這件事情。


上述方式適合那些將電子郵件當作待辦事項的工作者,另外還有一個非常方便的待辦事項工具「Google Keep」,它也可以跟Google Docs整合一起使用,非常方便。
Google Keep也能將To Do List與同事分享,只要按一下該便條的小人頭,便可以邀請其他使用者了,非常簡單。

有些人的專案管理方式是利用完整的試算表,那也ok。另外有個小技巧,就是將資料給視覺化。此例利用一個將百分比用顏色深淺來標記的例子。
 點選一下Format裡的conditional formatting。
 你可以在color scale裡看到不同的顏色強調方式,將你的數據視覺化,更直觀。

試算標的小技巧有非常多,這裡再分享一個製作甘特圖的技巧。首先,將事件的起始日與完成日都key進試算表。再將你的欄位複製到空白處。
在將Task都複製下來。

利用這個簡單的函式,將日期變成整數。


在下圖,你可以看到每個日期都變成一個數值,方便你快速製作一張簡單的甘特圖。

此時,只要在Insert加入Chart。

點選Charts裡面的Bar分頁。

再點選Customize分頁,將Legend設定成None。

將Gridlines的Major設定成自動。


 並在Series裡面將Start Date的顏色改為「無」。

你便會順利得到一張甘特圖!是不是很神奇呢?
你以前有想過要這樣用嗎?

使用待辦事項的時候,總是有種要打開行事曆將他們都打進去的強迫症與焦慮感嗎?
為了減少你的焦慮,你可以把每個專案都建一個行事曆,並用顏色區分。將每件待辦事項的預計完成日都打到行事曆上。

另外還有很多人忽略的功能就是Google的強大搜尋功能,當然行事曆也可以使用。
你可以在最上方的搜尋列打入關鍵字,相關事項便會清楚列出。Google亦在旁邊放了影印按鈕,可以快速影印出來或PDF分享。

希望上述小技巧會對你的專案有幫助,這禮拜就開始試試看吧!


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